Tietosuojaseloste
Sukututkimusrekisterin tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 679/2016 sekä Tietosuojalain 1050/2018 mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterin nimi
Kilpiön sukuseura ry:n sukututkimusrekisteri.
2. Rekisterinpitäjä
- Yhdistyksen nimi: Kilpiön sukuseura ry
- Yhdistyksen puheenjohtaja: Erkki Moilanen, Hörölänkatu 10 A 2, 15210 Lahti, erkki.moilanen@phnet.fi
- Yhdistyksen nettisivut: http://www.kilpionsukuseura.fi
- Sukututkimuksen nettisivu: http://www.kilpionsuku.fi
3. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
- Sukututkimusrekisterin ylläpitäjä: Rauni Murto, rauni.murto@gmail.com
- Sukututkimusrekisterin ylläpitäjä: Minna Porvari, minna.lavi@gmail.com
- Sukututkimusrekisterin ylläpitäjä: Eeva-Riitta Lindholm, lindholmeevariitta@gmail.com
- Sukututkimusrekisterin ylläpitäjä: Oili Roine, oilikroine@gmail.com
- Sukututkimusasioihin liittyvät yhteydenotot: info@kilpionsuku.fi (ohjautuu rekisterin ylläpitäjille)
Voit myös lähettää palautetta ylläpitäjille lomakkeen kautta .
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Kilpiön sukututkimustiedon kerääminen ja julkaiseminen Kilpiön sukuseura ry:n suljetulla verkkosivulla.
Sukututkimus tukee ja edistää sukuseuran sääntöjenmukaista suku- ja jäsenasioiden hoitoa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään tietoa Kilpiön sukuun ja sukuun liittyviin sukuhaaroihin kuuluvista henkilöistä, puolisoista ja lapsista, kuten:
- nimi, syntymäaika ja -paikka
- vihkimisaika ja -paikka (tai vastaava)
- kuolinaika ja -paikka
- arvo ja/tai ammatti
- muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot, esimerkiksi osoitetieto
- suostumus- ja kieltotiedot erikseen suojattuina
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat Pentti Kilpiön Sukujutut -ohjelmistoon keräämät tiedot, väestötietojärjestelmä, muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit, painetut lähteet ja sukuseuran jäsenten itse antamat tiedot.
Rekisterin tietoja tullaan päivittämään ja lisäämään sukuseuralle osoitettujen kirjallisten ilmoitusten perusteella. Tietoja voi antaa vapaamuotoisesti tai sukuseuran nettisivulla olevan lomakkeen avulla (Sukututkimuslomake – Kilpiön sukuseura ry).
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset rekisteristä
Sukututkimuksen tietoja käytetään ainoastaan sukututkimuksen tarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ilman jäsenen hyväksyntää, ellei laki tai viranomainen sitä vaadi.
Nettisivuilla olevaa sukupuuta ja sen tietoja (nimi, sukupuoli ja sukulaissuhteet) pääsevät näkemään (ilman muutosoikeutta) sukuseuran jäsenet sukuseuralta saamansa käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttäjätunnus edellyttää jäseneltä sähköpostiosoitetta, joka on jäsenrekisterissä sekä lisäksi vuosittain maksettua jäsenmaksua.
Sukutietoja pääsee hallinnoimaan hallituksen nimeämät sukututkimusrekisterin ylläpitäjät. Hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä voidaan nimittää sukuseuran ulkopuolinen rekisterin ylläpitäjä tai tukihenkilö.
Rekisterin kaikki tiedot ovat näkyvissä vain rekisterin ylläpitäjille. Sukuseuran jäsenet näkevät vain kuolleiden henkilöiden tiedot. Elävien henkilöiden tiedot ovat näkyvissä vain, jos he ovat antaneet tähän suostumuksensa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. Elossa olevien henkilöiden henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella.
9. Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen
Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Rekisteröidyllä on lisäksi muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kolme (3) nimetyille yhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.